Der Teufelskreis im Recruiting

Blick in die Hölle – wenn Recruiting plötzlich schnell gehen muss

Eigentlich beginnt alles ganz harmlos.

Ein Mitarbeiter / Mitarbeiterin kündigt. Ein Großauftrag kommt früher als erwartet. Das Unternehmen wächst schneller als geplant. Oder mehrere Stellen bleiben über Wochen unbesetzt.

Plötzlich fehlt nicht einfach nur eine Person.

Es fehlt Arbeitskraft. Erfahrung. Zeit. Und irgendwann auch die Ruhe, eine wirklich gute Personalentscheidung zu treffen.

Genau an diesem Punkt beginnt in vielen Unternehmen ein Kreislauf, der teuer werden kann.

 

1. Akt: Der Personalmangel wird akut

Eine offene Stelle lässt sich zeitweise auffangen.

Kolleginnen und und Kollegen übernehmen Aufgaben. Der Geschäftsführer springt selbst ein. Projekte werden umverteilt. Überstunden sammeln sich an.

Das funktioniert. Zumindest am Anfang.

Doch eines Tages kippt die Situation.

Aufträge dauern länger. Führungskräfte kümmern sich stärker um das Tagesgeschäft als um ihre eigentlichen Aufgaben. Mitarbeiter übernehmen dauerhaft zusätzliche Arbeit. Neue Kunden können vielleicht gar nicht mehr angenommen werden.

Aus einem Personalproblem wird ein unternehmerisches Problem.

Die Ursachen dafür sind unterschiedlich: Kündigungen, Krankheit, Wachstum, neue Aufträge, fehlender Nachwuchs oder schlicht ein Arbeitsmarkt, auf dem gute Fachkräfte nicht mehr auf eine Stellenanzeige warten.

Der Druck steigt.

Und damit wächst der Wunsch nach einer schnellen Lösung.

 

2. Akt: Das Hauruck-Recruiting beginnt

Jetzt muss jemand her.

Möglichst sofort.

Die Stellenanzeige wird erneut veröffentlicht. Vielleicht wird sie auf mehreren Portalen geschaltet. Personalvermittler werden angerufen. Im eigenen Netzwerk wird herumgefragt.

Und plötzlich verändert sich die wichtigste Frage.

Nicht mehr:

Wer passt wirklich zu unserem Unternehmen?

Sondern:

Wen können wir möglichst schnell einstellen?

Genau hier beginnt das Hauruck-Recruiting.

Unter Zeitdruck sinkt die Bereitschaft, genauer hinzusehen. Anforderungen werden aufgeweicht. Zweifel werden kleiner geredet. Im Vorstellungsgespräch fallen Dinge auf, die man unter normalen Umständen vielleicht kritischer bewerten würde.

Doch die Stelle muss besetzt werden.

Also entscheidet man sich.

 

3. Akt: Der Kompromiss wird eingestellt

Der Bewerber erfüllt nicht alles.

Aber vielleicht reicht es ja.

Die Erfahrung fehlt an einigen Stellen. Die Persönlichkeit passt nicht vollständig zum Team. Die Motivation überzeugt nicht hundertprozentig. Vielleicht stimmt auch die fachliche Qualifikation nur teilweise.

Trotzdem fällt die Entscheidung für eine Einstellung.

Nicht unbedingt, weil man von dem Kandidaten überzeugt ist.

Sondern weil die Alternative eine weiterhin unbesetzte Stelle wäre.

Das Problem dabei: Ein Kompromiss auf dem Papier verschwindet nicht automatisch mit dem ersten Arbeitstag.

Im Gegenteil.

Häufig zeigt sich erst im Alltag, an welchen Stellen es wirklich nicht passt.

 

4. Akt: Die Einarbeitung wird aufwendiger als geplant

Eigentlich sollte der neue Mitarbeiter das Team entlasten.

Zunächst passiert häufig das Gegenteil.

Kollegen erklären Abläufe. Führungskräfte kontrollieren Ergebnisse. Fehler müssen korrigiert werden. Aufgaben werden mehrfach besprochen.

Das ist bei jeder Einarbeitung normal.

Bei einer Fehlbesetzung oder einem Kandidaten, der nur teilweise zur Aufgabe passt, wird daraus jedoch schnell ein erheblicher zusätzlicher Aufwand.

Ein erfahrener Mitarbeiter verbringt plötzlich mehrere Stunden pro Woche mit Unterstützung.

Der Abteilungsleiter muss häufiger eingreifen.

Und der Geschäftsführer fragt sich nach einigen Wochen, warum trotz einer zusätzlichen Person kaum mehr Leistung im Unternehmen ankommt.

Die Kosten einer Einstellung stehen schließlich nicht nur auf der Gehaltsabrechnung.

Auch die Zeit der Menschen, die einen neuen Mitarbeiter einarbeiten, kontrollieren und unterstützen, kostet Geld.

 

5. Akt: Die erwartete Leistung bleibt aus

Nach einigen Wochen sollte normalerweise eine Entwicklung sichtbar sein.

Doch sie bleibt aus.

Aufgaben dauern länger als erwartet. Die Qualität stimmt nicht. Eigenständiges Arbeiten funktioniert nur eingeschränkt. Vielleicht fehlen fachliche Grundlagen. Vielleicht passt die Arbeitsweise nicht zum Unternehmen.

Manchmal liegt das Problem gar nicht an fehlender Kompetenz.

Ein Mitarbeiter kann fachlich gut sein und trotzdem nicht zum Unternehmen passen.

Arbeitsweise, Erwartungen, Kommunikation, Verantwortung und Unternehmenskultur spielen eine mindestens ebenso große Rolle.

Für die Geschäftsführung entsteht jetzt eine unangenehme Situation.

Man hat eingestellt, investiert und Zeit aufgewendet.

Trotzdem ist das ursprüngliche Problem noch immer nicht gelöst.

 

6. Akt: Die erhoffte Entlastung bleibt aus

Das bestehende Team hatte gehofft:

Jetzt wird es endlich besser.

Doch genau diese Entlastung tritt nicht ein.

Statt weniger Arbeit entstehen zusätzliche Abstimmungen. Fehler müssen aufgefangen werden. Kollegen übernehmen weiterhin Aufgaben, die eigentlich längst beim neuen Mitarbeiter liegen sollten.

Das kann schnell Frust erzeugen.

Vor allem bei den Mitarbeitern, die bereits während der unbesetzten Stelle zusätzliche Verantwortung übernommen haben.

Sie haben möglicherweise wochenlang Mehrarbeit geleistet und stellen nun fest, dass sich ihre Situation trotz Neueinstellung kaum verbessert.

Im schlimmsten Fall beginnt hier bereits das nächste Personalproblem.

Denn dauerhaft überlastete Leistungsträger schauen sich später selbst nach Alternativen um.

 

7. Akt: Der neue Mitarbeiter geht wieder

Irgendwann wird offensichtlich, dass es nicht funktioniert.

Vielleicht beendet das Unternehmen die Zusammenarbeit.

Vielleicht entscheidet sich der Mitarbeiter selbst dafür.

Beides führt zum gleichen Ergebnis:

Die Stelle ist wieder frei.

Nur dass inzwischen mehrere Monate vergangen sind.

Das Unternehmen hat Gehalt gezahlt, Einarbeitungszeit investiert und Ressourcen gebunden. Das Team ist möglicherweise noch stärker belastet als zuvor.

Und jetzt beginnt alles wieder von vorn.

Eine freie Stelle.

Zeitdruck.

Schnelles Recruiting.

Der nächste Kompromiss.

Genau das ist der Recruiting-Teufelskreis.

 

Das eigentliche Problem beginnt früher

Viele Unternehmen versuchen, ihr Recruiting erst dann zu verbessern, wenn eine Stelle dringend besetzt werden muss.

Dann ist es meistens zu spät für Ruhe.

Gutes Recruiting beginnt deshalb nicht mit einer Stellenanzeige.

Es beginnt mit Klarheit.

Welche Menschen benötigen wir wirklich?

Warum sollten gute Bewerber ausgerechnet bei uns arbeiten wollen?

Was unterscheidet uns von anderen Arbeitgebern?

Wie erreichen wir Menschen, die gerade gar nicht aktiv nach einem neuen Arbeitsplatz suchen?

Und vor allem:

Wie sorgen wir dafür, dass aus Bewerbern Mitarbeiter werden, die langfristig bleiben?

Unternehmen, die diese Fragen beantworten können, müssen bei der nächsten offenen Stelle nicht wieder bei null anfangen.

Sie bauen sich etwas auf, das im Recruiting oft fehlt:

einen Vorsprung.

Denn die beste Zeit, sich um gute Mitarbeiter zu kümmern, ist nicht erst dann, wenn bereits einer fehlt.